Kokemusasiantuntijatiimi kehittämistoiminnan moottorina

Tiimin toiminnalla on hyvä olla ennalta määrätty tarkoitus ja tavoite. Se voi olla esimerkiksi jonkin tietyn toiminnan kehittäminen.

Mieti keitä haluat tiimiin ja millainen toiminta heille sopii. Mieti kokoontumistiheys ja heille parhaiten sopiva viikonpäivä. Kokoontumiset kannattaa järjestää aina samana viikonpäivänä ja samaan kellonaikaan.

Mieti millaista tukea osallistujat ehkä tarvitsevat osallistumiseen. Kaikkea ei voi ennakoida ja toimintaa voi kehittää ryhmän tarpeisiin, mutta toimivia ovat ainakin nämä:

• Selkeä viestintä ja muistutukset ennen
• Matkustamisen ja reittien suunnittelu yhdessä. Matkalippujen ostaminen etukäteen.
• Oikeaan paikkaan opastaminen kirjeessä, kuvaviestein, puhelimitse ja tarvittaessa mennään vastaan.
• Tarvitaanko lastenhoitoapua osallistumisen mahdollistamiseen?
• Tarjolla aina ruokaa ja kahvia.

Tiimiläisten rekrytointiin kannattaa käyttää olemassa olevia verkostoja ja ”puskaradiota”. Kun joku tuntee jonkun sopivan henkilön, kannattaa häntä pyytää suoraan mukaan toimintaan. Tiimiin voi olla avoin haku ja kaikki markkinointikanavat kannattaa ottaa käyttöön, mutta varsinkin alkuvaiheessa ihmiset löytyvät helpoiten jo olemassa olevista verkostoista. Sopiva tiimi on noin 4 – 6 henkilöä. Silloin näkökulmia on monta ja jokaisen näkemyksille ja kokemuksille jää aikaa.

Tiimin jäsenet haastatellaan ennen tiimin alkua. Haastattelussa kannattaa selvittää esimerkiksi tuentarpeita, haluaako muistutuksen tekstiviestinä vai puheluna, millä kulkee tapaamisiin, pitääkö ostaa liput, miten löytää paikalle, tarvitaanko lastenhoitoapua, erityisruokavaliot jne. Haastattelussa kannatta käydä läpi myös tiimin tarkoitus, yleisesti keitä muita tiimiin osallistuu sekä osallistujan omat odotukset ja toiveet.

Tapaamiskerroilla on hyvä olla toistuva runko, vaikka käsiteltävät aiheet vaihtuisivat. Samat aikataulut, viikonpäivä ja kellonaika helpottavat osallistumista. Tapaamiset kannattaa sopia etukäteen vaikka 6 – 12 kk. eteenpäin. Tapaamisia voi olla esimerkiksi kerran kuukaudessa, lauantaisin, klo 12 – 16: klo 12 kahvit ja kuulumisten vaihto, klo 12.30 työskentelyä, klo 13.30 lounas, klo 14.30 työskentelyä. Loppuun kannattaa jättää aikaa vielä osallistujille jutella, kysyä ja pyytää apua johonkin asiaan.

Tiimin työskentely on työntekijävetoista, eli työntekijä suunnittelee ohjelman ja hoitaa kaikki järjestelyt. Tapaamisissa on hyvä olla mukana vähintään kaksi työntekijää, joista toinen vetää ryhmää ja toinen kirjaa muistiin. Osallistujien tuentarpeesta riippuen, työntekijöitä voidaan tarvita enemmänkin mahdollistamaan ja ohjaamaan osallistumista.

Sopikaa yhdessä tiimin kanssa toiminnan säännöt, esim. puheenvuorot, toisten kunnioittaminen, vaitiolo ym. Kaikessa työskentelyssä kannattaa käyttää toiminnallisuutta, kuvia, piirtämistä ja pelaamista. Palvelumuotoilun keinot toimivat hyvin, samoin aiheeseen liittyvien videoiden tai elokuvan katselu. Huumorin ja mukavan yhdessä tekemisen kautta päästään käsiksi ihan oikeisiin aiheisiin.

Joka kerralla on hyvä käydä läpi tiimin tarkoitus ja tavoitteet. Tiimille on hyvä kertoa, miten ja mihin asioihin heidän työskentelynsä konkreettisesti vaikuttaa.

Viimeisellä tapaamiskerralla tehdään yhteenvetoa työskentelystä ja sen vaikutuksista toimintaan. Tiimi saa kertoa oman näkemyksensä siitä, mitä he ovat toiminnasta saaneet. On hyvä arvioida myös ryhmän vuorovaikutusta ja käytännön toimivuutta, ja muuttaa toimintatapoja tarpeen mukaan. Tiimin arvioinnissa on hyödyllistä käyttää tekemistä ja havainnollistamista. Tarvittaessa tiimin jäsenet voi haastatella myös henkilökohtaisesti. Lopetusta kannattaa aina myös juhlistaa jollain tavalla, esim. käymällä jäätelöllä tai järjestämällä pikkujoulut.

Uudesta työskentelyjaksosta voi sopia samojen osallistujien kanssa, mutta näkökulmien moninaisuuden varmistamiseksi on hyvä kutsua mukaan myös uusia vapaaehtoisia.

• Tapaamiset puolen vuoden kausina, kerran kuukaudessa, lauantaisin klo 12 – 16.
• Tarjoamme matkakulut Tampereen ulkopuolelta, lastenhoidon tapaamispaikkaan, lounaan ja kahvit.
• Osallistumista helpotettu mm. selkeäkielisellä viestinnällä, muistutuksilla ja asemalta hakemisella.
• Tekeminen on aina työntekijävetoista ja kivaa, vaikka käsiteltävät aiheet eivät aina ole helppoja.
• Ryhmässä syntyy osallistujien välille myös vertaisuutta ja yhteenkuuluvuutta.

Konkreettisia kokemusasiantuntijatiimin kanssa tehtyjä asioita:

• Osallistujapolkujen suunnittelu
• Kaksi blogikirjoitusta
• Neljä kokemustarinaa
• Useita kokemuspuheenvuorovideoita (mm. ammattilaisten verkkokoulutukseen)
• Vanhemmuuden taito -peli
• Lisäksi olemme käyneet arvioiden läpi hankkeen viestinnän materiaaleja, valmennusten ja ammattilaisten koulutuksen sisältöjä, sekä muuta hankkeen tuottamaa materiaalia ja toimintaa.
• Kaksi tiimiläistä on ollut mukana seminaarissa kertomassa kokemusasiantuntijatoiminnasta.